Als eigenaar van een gebouw heeft u vanuit de gebruiksvergunning de taak om ervoor te zorgen dat het gebouw veilig is. Gebouwbeheer als drinkwaterveiligheid, brandveiligheid, onderhoud, ontruiming en algemene facilitaire werkzaamheden, zoals uitvoeren van inspecties en schoonmaak en voedselveiligheid(HACCP), moet u vastleggen.
Het gebouwbeheer en de bijbehorende registratieplicht kosten u als gebouwbeheerder veel tijd en geld. Daarnaast is continuïteit vaak lastig te borgen, zeker als de vaste beheerder wegvalt. Om het voor u als gebouwbeheerder inzichtelijker en eenvoudiger te maken ontwikkelde Mul BV ontwerpers & adviseurs de clouddienst Digitaal Vastgoed Beheer.
Met Digitaal Vastgoed Beheer kunt u registreren, beheren en monitoren. DVB legt gemeten data vast en maakt de analyse zodat u voldoet aan de wettelijke registratieplicht. Doordat het werken met DVB zo efficiënt is, voorkomt u onnodige handelingen en dat bespaart kosten.
Gebouwbeheer
Als u voldoet aan de beheerplicht kunt u ervoor kiezen dat zelf uit te voeren of een externe partij in te huren om werkzaamheden voor u uit te voeren. Wanneer een externe partij een controle of onderhoud uitvoert kunnen ook zij inloggen in het logboek en werkzaamheden registreren en zien welke acties hieruit voortvloeien. Werkbonnen en zelfs het inspectierapport kan de leverancier uploaden en verschijnt bij de gebouwbeheerder in de portal.
Legionellapreventie
Ook als u het drinkwaterbeheer niet wilt uitbesteden kunt u gebruik maken van DVB. Een van onze adviseurs inspecteert de drinkwaterinstallatie en stelt een risico-inventarisatie op hieruit vloeit een beheersplan voort. De drinkwaterinstallatie inclusief de plattegronden worden gedigitaliseerd en er is inzichtelijk welke beheersmaatregelen nodig zijn en u beschikt over een duidelijke takenlijst. Tijdens de werkzaamheden kunt u QR codes scannen en bij gebreken kunt u daarbij foto’s uploaden.
Het uitvoeren van de taken en het vastleggen van bevindingen gaat eenvoudig met een iPad met daarop de geïnstalleerde app. Hieraan kunt u een thermometer koppelen zodat u ook temperatuurmetingen met behulp van de app kunt doen.
Werken met DVB is zo eenvoudig dat ook bij afwezigheid van de vaste medewerker de werkzaamheden simpelweg kunnen worden overgenomen door iemand anders. Zonder dat daar een ingewikkelde inwerkprocedure aan vooraf gaat. Alle geregistreerde taken worden verwerkt tot inzichtelijke analyses, hiermee worden eventuele afwijkingen direct door de beheerder geconstateerd en kan snel actie worden ondernomen. Zoals bijvoorbeeld het nemen van watermonsters.
In een drinkwaterinstallatie zijn sommige delen moeilijk tot slecht bereikbaar. Hiervoor heeft DVB ook een oplossing. Slimme sensoren kunnen hiervoor worden ingezet, deze registreren de watertemperatuur op afstand. Hierdoor blijven ook deze delen van de waterleiding veilig en inzichtelijk.
Brandveiligheid
Voor het borgen van de brandveiligheid werkt DVB op dezelfde manier. Op basis van QR codes registreert u brandscheidingen, doorvoeren en logboekmutaties. Daarnaast kan alle documentatie van de gehele brandmeldinstallatie worden meegenomen. Geen fysieke mappen en papieren dossiers meer met o.a. een logboek. Maar het brandweerlogboek, vergunningen, ontruimingsplattegronden en blustoestellen digitaal geregistreerd op één centrale plek.
Onderhoud
Via de iPad kan een automatische onderhoudsrapportage worden ingevuld door de onderhoudspartij. Denk hierbij aan reportages van bijvoorbeeld liften, ventilatie, verwarming, maar ook van elektra. Nen3140 inspectierapporten kunnen ook via de iPad worden uitgevoerd.
Ontruiming
Veelzijdig is DVB zeker, ook het onderdeel ontruiming is meegenomen in deze clouddienst. Het beheer van noodverlichting, ontruimingsplattegronden en bijvoorbeeld BHV koffers kunnen eenvoudig en digitaal worden beheerd. Met op maat gemaakte formulieren die u oproept vanuit de app controleren uw medewerkers de inhoud van de BHV koffer, maar ook een defecte noodverlichting kan eenvoudig worden gemeld.
Facilitair
Tot slot is ook het overige gedeelte facilitair meegenomen in deze uitgebreide app. Inspecties en periodieke controles, zoals schoonmaakcontrole, veiligheidsrondes en ook voedselveiligheid (HACCP) kunnen simpel worden uitgevoerd met behulp van de iPad. Waren er bij de laatste controleronde bevindingen? U zoekt ze eenvoudig terug om ze tijdens de controleronde nog eens na te lopen.
Gebruikersgemak en efficiëntie
Digitaal Vastgoed Beheer wordt doorlopend verbeterd en aangevuld, zodat wij onze klanten nog beter van dienst kunnen zijn. DVB is logisch opgebouwd waarbij de focus vooral ligt op het gebruikersgemak en de efficiëntie. In DVB is het mogelijk om verschillende rollen en bijbehorende gebruikersrechten toe te kennen en tot op detailniveau aan te passen. Verder is het mogelijk om in te stellen op welk moment er acties zijn vereist in het geval van overschrijdingen of wanneer een bepaalde beheertaak niet is uitgevoerd. Het is op elk moment mogelijk om de gegevens op te roepen. Onze software-engineers beveiligen deze data tegen hackers en zorgen ervoor dat de software en uw gegevens veilig blijven. De helpdesk van DVB staat u graag te woord als u vragen heeft.
Daarnaast is het mogelijk dat er een adviseur over uw schouder meekijkt op het gebied van Legionellapreventie. Natuurlijk ook op werktuigbouwkundig en elektrotechnisch gebied bij eventuele nieuwbouw of renovatie. Van oorsprong zijn en blijven wij een namelijk een onafhankelijk adviesbureau, met een voor u op maat gemaakt clouddienst.
Wilt u volledig in controle zijn en ook besparen op gebouwbeheer? Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een geheel vrijblijvende afspraak met een van onze adviseurs.
